Daha iyi Excel kullanmanın tek bir doğru yolu yöntemi yok, ancak çok sayıda ve küçük dokunuşlar ile Excel kullanarak ürettiklerinizin kalitesini fark edilir düzeyde arttırmak çok kolay. Daha iyi Excel kullanıcısı olmak için 5 Altın Kuralı listeleyip, makalenin altında detaylıca inceleyeceğiz.
Daha iyi Excel için 5 Altın Kural
Adım adım ilerleyelim:
Excel kullanmayı layıkıyla öğrenmek ve daha iyi Excel kullanmak istiyorsanız altın değerinde 5 basit kuralı uygulayabilirsiniz:
1. Başparmak Kuralı
Yazdığın formül, başparmağın ile üzerini örtülmeyecek kadar uzun ise, çok uzun olmuş!
2. Takibi Kolay Dosyalar
Veri her zaman soldan sağa, aşağıdan yukarı akmalı.
3. Giriş, Gelişme ve Sonuç!
Temel ilkelere sadakat. Yazdığınız her işte, giriş, gelişme ve sonuç!
4. Böl, Parçala ve Yönet
Başparmak kuralı ile ve Giriş Gelişme Sonuç kuralına uyabilmek için yapılacak işlem aşikar.
5. Dokümantasyon
Takibi kolay bir Excel dosyasının olmazsa olmazı Dokümantasyon!
Başparmak Kuralı
Excel ile uzun formüller yazmak elbette bir marifet olabilir, ancak en akıllı çözüm tek bir dev formül yazmak olmayabilir.
Başparmak kuralı tam da bunu söylüyor bize. Eğer yazdığınız formül, başparmağınız ile üzerini örtemeyeceğiniz kadar uzun ise, çok uzun demektir.
Uzun formüller yerine, aynı işlemi adımlara bölüp, yardımcı sütunlara yerleştirebilirsiniz. Az sonra bahsedeceğimiz giriş-gelişme-sonuç yapısı da zaten bunu yapmaya teşvik eden bir yapı.
Tüm uyarılara rağmen destan gibi tek bir formül yazmaya niyetli iseniz tek formül ile gelir vergisi hesaplama örneğini ve uzun formül yazma tüyolarıma göz atmaya davetlisiniz.
Takibi Kolay Dosyalar
Bir Excel dosyası ortalama 12 kullanıcının önüne düşer.
Oluşturduğunuz Excel dosyasının başkaları ve gelecekte sizin tarafınızdan kullanılabilir, takibi kolay, idrak etmekte zorlanılmayacak şekilde düzenlenmesi önemlidir.
Bunun için temel kavramlara bir geri dönüş yapalım. Önümüzdeki herhangi bir belgeyi okurken soldan sağa, yukarıdan aşağıya doğru okuyoruz.
Özellikle verileri bir arada sunarken, yeni veri türleri sütunlara, benzer veri türleri satırlara bölünmelidir.
Ne zaman yeni sütun açmalıyım diye düşündüğünüzde aklınıza “isim-şehir” oyununu getirin. Yeni veri türleri sütunlarda, veri türlerine ait örnekler de satırlarda yer buluyor.
O zaman oluşturduğunuz Excel dosyasında da buna dikkat edin!
Unutmayın, veri işlenebildiği zaman kıymetlidir. Günümüzde süper-star olarak tek başınıza iş yapmanızın hiçbir kıymeti yoktur. Önemli olan ekip halinde iş başarabilmek. Yani dosyalarınızı başkaları okuyabilmeli, takip edebilmeli ve belki de en önemlisi denetleyebilmelidir.
Hatasız iş yapmanın belki de en kolay yolu, iş arkadaşlarının iş sırasında birbirine destek olmasıdır!
Giriş, Gelişme ve Sonuç!
Excel dosyası oluşturmak da, hazırladığınız diğer belgelerden farklı değil! Gözünüzde büyümesine izin vermeyin. Metin olarak hazırladığınız dosyalardan farklı olarak, Excel ile temel olarak veri işleyen dosyalar yaratıyoruz.
Demek ki yapılacak işlem aslında çok basit:
Giriş (Veri Girişi)
Dosyanızın veri girişi yapılacak kısım, ayrı bir kısım olsun. Veri girişi alanında sadece veri girişi işlemi yapılsın. Bu kısımı ayrı bir sayfa (Çalışma Sayfası, Worksheet) olarak düzenleyebilirsiniz.
Gelişme (Veri İşleme)
Veri girişini tamamladıysak, elimizdeki veriyi işlememiz lazım. Örneğin satışları alt alta yazdıysak, toplam satışı elde etmek bir veri işleme adımıdır. Veya hangi satıcı/şube ne kadar satış yapmış.
Bu veri işleme adımları, veri girişinden ayrı olmalıdır. Yine ayrı bir sayfa kullanmak kolay gelebilir. Veri işleme adımını hem fonksiyon olarak, hemde konum olarak veri girişi adımından ayırın.
Sonuç (Veri Sunumu)
Veri girişi ile veriyi kayıt altına aldınız, veya okudunuz. Veri işleme adımında ara işlemleri yaptınız ve sıra geldi sunuma!
Sofra kurduğunuzu düşünün. Göze güzel görünmesi önemli. Lezzet yada belki kullanım kolaylığı da bir o kadar kritik.
Sunduğunuz verileri okunması kolay, amacı belli uygun biçimde sunmalısınız.
Parçala ve Yönet
Yardımcı Sütunlar
Yapacağınız hesaplar, soldan sağa doğru ilerlerken, sağa doğru ekleyeceğiniz yardımcı sütunlar ile kolaylaşacaktır. Yapacağınız işlemleri ara adımlara bölün. Örneğin bir satış fiyatını, KDV dahil ifade etmek için, vergi tutarını ayrı bir yardımcı sütunda ifade edin. Bir sonraki sütunda ise, KDV dahil toplama yer verin.
*Daha iyi Excel kullanmak için altın kurallar – yardımcı sütunlar kullanın.
Ara Toplamlar
Yardımcı sütunlar sağa doğru akışta bölmeye imkan sağlarken, özellikle SUBTOTAL (ALTTOPLAM) fonksiyonu ile düşey yönde, aşağı doğru giderken ara toplamlara yer verebilirsiniz.
Dokümantasyon
Excel dosyanızda yaptığınız işlemlerin dokümantasyonunu birkaç şekilde yapabilirsiniz. Yapabileceğiniz en kolay şeylerden birisi dosyanıza bir Kılavuz sayfası eklemek olabilir.
Dosyanız ne işe yarıyor?
Basit birkaç cümle ile dosyanızın amacını açıklayın.
Dosyanız nasıl çalışıyor?
Nasıl çalıştığını, veri girişi, veri işleme ve veri sunumunu kısaca açıklamalısınız.
Dosyanız nasıl kullanılır?
Bu dosyayı tasarlarken, nasıl kullanılmasını istediniz? Sizin dosyayı tasarlamanız, oluşturmanız yetmez. Nasıl kullanılacağını söylemezseniz, insanlar nereden bilebilirler?
İletişim Bilgileri
Dosyayı oluşturan kim? Bir soru, sorun veya öneri varsa kiminle iletişime geçilmeli? Bunları yazmanız, dosyanızın kullanıcılarına büyük kolaylık sağlayacaktır.
Kabuller
Dosyanızı oluştururken bazı kabullere yer verdiyseniz, bunları kayıt altına alın. Örneğin dosyanızı oluştururken faiz oranı, döviz kuru, vergi oranı, risk algısı gibi kabulleri siz ezbere biliyor olabilirsiniz. Kullanıcılar veya denetçiler işlemlerinizi kolayca takip edebilmelidir.
Bonus Altın Kural – Görsel Ögeler!
Dosyanızın okunmasını ve denetimini kolaylaştırmak için belli kabuller yapıp, bu kabullere sadık kalın.
Tekerleği yeniden icat etmeye emek harcamayın. Yaygın kabul görmüş standartlara yer verebilirsiniz.
Formül ile hesaplanan Değerler
Formül ile hesaplanan tüm değerleri siyah (RGB 0,0,0) font rengi ile gösterin.
Varsayımlar (Kabuller)
Dosyanızdaki varsayım, kabul gibi veri girişi olarak giriş yaptığınız verileri mavi (RGB 0,0,255) rengi ile renklendirerek takibini kolaylaştırabilirsiniz.
Referanslar (Diğer Hücreler)
Diğer hücrelerden alarak sunduğunuz değerleri yeşil (RGB 0,128,0) ile biçimlendirerek buna dikkat çekebilirsiniz.
Harici bağlantılar, tuzaklar
Dış kaynaklara bağlı ve (güvenilir bir bağlantı türü kullanmadığı için) dikkat edilmesi gereken hücreleri kırmızı (255,0,0) ile gösterilebilir.
Dış veri kaynakları
(OBDC bağlantısı veya diğer eklentiler ile gelen veriler)
Bu bağlantı türü daha güvenilir bir bağlantı türüdür ancak dışarıya bağımlı olduğu gerçeğini değiştirmez. Mor (RGB 128,0,128) renk ile işaretleyerek bu hücreleri belirtebilirsiniz.
Ek Görsel Uyarı
Yukarıda bahsedilenlere ek olarak, soluk sarı renk ile hücre renklendirmesi yaparak, yukarıdaki yazı renklerine ek olarak görsel vurgulama yapabilirsiniz. Bu tür ek vurguları temel varsayımlar için yapabilirsiniz.
*Daha iyi Excel kullanmak için görsel ögelere yer verin. Mühendis Rehberi Daha iyi Excel için 5 altın kural.
Özetle Daha İyi Excel Kullanmak:
Özetlemek gerekirse, çalışmalarınızda işleri siz baştan küçük parçaların toplamı olarak tasarlarsanız, bunları toplamak, işlemek, özetlemek de oldukça kolay olacaktır.
Elbette ki zaman zaman daha karmaşık formüllere, işlemelere ihtiyaç duyulacak, ancak burada da bu mantık çerçevesinde, basit parçalarına ayırarak aramak sonuca ulaşmakta faydalı olur diye düşünüyorum.
Örneklerle Anlatım
Excel içinde sunulan yeni LET fonksiyonunu anlattığım makalemde, uzun bir formülü nasıl parçalar halinde kolaylıkla teşkil edebileceğinize dair bir örnek bulabilirsiniz.